Antes de importar: o que a planilha precisa ter

Toda migração começa com a planilha certa. O formato aceito é Excel, com a primeira linha de cabeçalho e uma linha por contato. Os campos obrigatórios são apenas dois — nome e número de WhatsApp — mas os opcionais fazem diferença lá na frente: e-mail, empresa, endereço, observações e, principalmente, tags.

Vale usar o modelo pronto que a plataforma oferece para download: ele já vem com as colunas nomeadas, uma linha de exemplo e a coluna de WhatsApp formatada como texto — detalhe que evita o Excel transformar números internacionais com + em fórmula quebrada.

O formato do número: onde a maioria erra

O vilão de toda importação é o número mal formatado. Para o Brasil, a regra é DDD mais celular com o 9 — como 19981811122 — com ou sem o 55 na frente; parênteses, traços e espaços são ignorados. Para outros países, o número precisa começar com + e o código do país.

Um sistema bem-feito valida linha a linha antes de importar: aponta número sem DDD, DDD inexistente, fixo no lugar de celular e internacional digitado sem o +. No EpicFlow, a prévia destaca as linhas com problema em vermelho, com o motivo escrito embaixo de cada número — dá para corrigir a planilha e reenviar, ou importar só as linhas válidas.

  • Brasil: DDD + 9 + número (ex.: 19981811122), com ou sem 55.
  • Internacional: + e código do país (ex.: +351 912 345 678).
  • Máscaras não atrapalham: parênteses, traços e espaços são ignorados.
  • Linhas com erro não travam a importação — apenas ficam de fora.

Duplicados: o que acontece com quem já existe

Importar por cima de uma base existente assusta — ninguém quer sobrescrever histórico. A regra segura é a que compara os números apenas pelos dígitos, reconhecendo o mesmo contato salvo com ou sem o 55, e pula as linhas repetidas: o contato existente permanece intocado, e a linha é contada como duplicada no resultado.

O relatório final entrega os três números que importam: quantos contatos foram criados, quantos eram duplicados e quantas linhas falharam, com o motivo de cada uma. Migração boa é a que termina com essa prestação de contas, não com a esperança de que "deve ter dado certo".

Tags na importação: a base já chega organizada

O truque que separa uma importação amadora de uma profissional é a coluna de tags. Preenchendo os nomes separados por vírgula — como "cliente, vip" — cada contato já entra classificado, e tags que ainda não existem são criadas automaticamente na hora.

Isso significa que a base chega pronta para o uso real: filtrar clientes por relacionamento, montar grupos de campanha por interesse e segmentar disparos desde o primeiro dia. Importar sem tags funciona; importar com tags economiza semanas de classificação manual depois.

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Baixe o modelo

Use a planilha modelo da plataforma, com colunas e formato corretos.

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Preencha com tags

Além de nome e número, classifique cada contato na coluna de tags.

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Confira a prévia

Revise as linhas destacadas com erro e corrija na planilha se necessário.

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Importe e valide o resultado

Confira criados, duplicados e erros no relatório final.

Importou, mas pode disparar? Consentimento primeiro

Ter o número na base não é o mesmo que ter permissão para enviar mensagem. As políticas do WhatsApp exigem consentimento para mensagens iniciadas pela empresa, e disparar para uma lista comprada ou raspada é o caminho mais curto para denúncias, bloqueios e restrições no número.

Trate a importação como organização do relacionamento existente: clientes, leads que pediram contato, pessoas que autorizaram comunicação. Para o restante, construa o opt-in antes de qualquer campanha — a qualidade do canal vale mais do que o tamanho da lista.

Lista importada não é lista autorizada. Antes do primeiro disparo em massa, separe por tag quem já consentiu em receber mensagens — e trate os demais como relacionamento a construir, não como audiência pronta.